Ser assistente virtual em Portugal já não é uma profissão do futuro. Há cada vez mais assistentes virtuais, cada uma com as suas valências. Desde o início da quarentena que foram cada vez mais as pessoas a direccionar os seus esforços e talentos para esta profissão que ganha cada vez mais adeptos.
Ao longo deste artigo, vou contar-te tudo aquilo que sei sobre ser assistente virtual em Portugal, visto que eu própria tenho uma Assistente Virtual há vários meses (que veio melhorar MUITO o meu trabalho) e que tenho cada vez mais clientes a procurar esta profissão como alternativa para a sua vida.
O que é uma assistente virtual
Muito resumidamente, uma assistente virtual é alguém que torna a vida de outra pessoa mais fácil. Acontece frequentemente com quem tem muito trabalho e vários projectos em mãos, que não sabe para que lado se virar. Afinal, o dia não estica e há alturas da nossa vida que, mesmo que não dormíssemos, não conseguiríamos despachar todo o trabalho que temos em mãos.
Este cargo pode ser extremamente versátil e adaptar-se às necessidades do teu “chefe”. Pode ser mais administrativo, exigindo que organizes despesas mensais e faças folhas de ordenados, por exemplo, se tiveres competências nessas áreas. Mas pode ir além. Desde escrever e enviar newsletters, gerir redes sociais, fazer marcações de reuniões, organizar e responder a emails, etc.
E, sendo tudo virtual, podes estar a tratar de tudo do outro lado do oceano.
Que competências precisas para ser assistente virtual?
Como vimos acima, há competências e serviços que podem variar consoante a tua área de especialidade. Contudo, há características essenciais que são transversais a todos os assistentes virtuais e que vão facilitar o teu trabalho, nomeadamente:
Organização: Deves ser capaz de organizar o teu tempo e estabelecer prioridades. É muito provável que te sejam delegadas várias tarefas que tens de concluir até ao final de cada semana, por isso a organização é fulcral.
Comunicação: Vais ter de comunicar com várias pessoas, por isso deves conseguir expressar as tuas opiniões e perceber as mensagens que te são transmitidas, para conseguires fazer o teu trabalho.
Competências interpessoais: Para saberes lidar com diferentes tipos de personalidade
Compreensão da internet e programas básicos: E como se trata de um tele-trabalho, vão estar à espera que percebas de computadores e de internet. Isto é, ninguém espera que sejas técnico informático, mas sim que saibas fazer coisas básicas como criar um PDF, editar uma folha Excel, fazer apresentações, actualizar redes sociais, etc. Mas, se te pedirem algo que não dominas muito, podes sempre tentar pesquisar no nosso amigo Youtube por tutoriais.
Tipos de assistentes virtuais com muita procura
O trabalho de um assistente virtual pode variar consoante as necessidades do “chefe”. Se tiveres conhecimentos de várias áreas, vais facilitar o trabalho ao teu cliente porque só precisa de contratar uma pessoa e, portanto, tornas-te uma opção ainda mais atrativa. Descobre quais os tipos de assistentes virtuais com mais procura:
1. Atendimento ao cliente
O serviço de atendimento ao cliente é determinante para qualquer empresa, e isso todos o sabemos. Quanto mais satisfeitos deixarmos os nossos clientes e potenciais clientes, mais o nosso negócio vai prosperar. No entanto, isso é algo que exige muito tempo – algo que os donos das empresas não têm. Tu, enquanto assistente virtual, podes ajudar em várias tarefas nesta área, nomeadamente:
- Gerir reclamações
- Dar apoio em tempo real (ex: chat, emails, etc )
- Processar encomendas
- Gerir envios
- Manter os registos de vendas actualizados
2. Apoio financeiro
Todos precisamos de ter o controlo total sobre as nossas finanças, e tu podes ajudar com isso, seja para empresas, seja para particulares. Se tens experiência na área e te dás bem com números, podes oferecer os teus serviços de gestão financeira aos teus clientes, realizando tarefas tais como:
- Planear impostos
- Gerir fundos de reforma
- Acompanhar pagamentos de dívidas
- Criar, enviar e registar faturas
- Processar pagamentos
- Cálculo de lucros e despesas
3. Apoio administrativo
As tarefas administrativas são as que mais se aproximam da ideia que temos das assistentes virtuais, sendo quase que secretárias, mas em casa. Algumas das tarefas são:
- Agendar reuniões e chamadas
- Gerir o calendário/agenda do cliente
- Monitorizar o voicemail
- Marcar viagens
- Criar relatórios, rascunhos de emails, comunicações internas, etc
- Preparar apresentações
4. Marketing
Na área do Marketing, há cada vez mais procura. Como empreendedores, podemos ter imensas competências numa determinada área mas não nos conseguirmos entender com o mundo do marketing digital. Nesses casos, toda a ajuda é bem-vinda e os assistentes desempenham um papel importantíssimo. Há várias tarefas que podes desenvolver, nomeadamente:
- Criar conteúdos nas redes sociais e manter os perfis activos
- Responder a comentários e mensagens privadas
- Contactar potenciais clientes através das redes sociais
- Criar e gerir um blog
- Criar conteúdos para um blog
- Melhorar o SEO de um site ou de um blog
- Fazer pesquisa de keywords relevantes para o cliente
- Criar infográficos
- Limpar o site/blog de páginas ultrapassadas e com erros
- Moderar e responder a comentários no site/blog
- Actualizar plugins
- Analisar estatísticas
- Criar Landing Pages
- Construir/Reformular design das campanhas de email
- Fazer e gerir campanhas de email marketing
- Criar páginas de venda
- Gerir lançamentos de novos produtos
- Criação de flyers e brochuras
- Etc
5. Gestão de emails
Quem é que gosta de ter a caixa de email cheia? Eu bem pagaria a uma assistente virtual para me limpar as minhas caixas de email porque são centenas de emails por arquivar e organizar. Há assistentes que fazem precisamente isto – gestão de caixas de email:
- Criam rascunhos de respostas
- Assinalam os emails importantes
- Removem a subscrição de newsletters que não interessam
- Fazem follow-up a emails importantes
- Gerem o spam
- Arquivam e organizam emails
TORNA-TE ASSISTENTE VIRTUAL EM CINCO PASSOS
Agora que sabes mais sobre o que é um assistente virtual, e que provavelmente viste que pode ser uma opção viável para ti, até mesmo para conciliar com outros trabalhos, deves estar com imensas dúvidas sobre como começar, certo? Imagino que sim, por isso vamos lá!
1 – Decide a tua oferta de serviços
Há um mundo de opções, como viste, e muitas mais há para além das que te mostro aqui. O primeiro passo é decidires qual é a tua oferta. Que serviços podes fazer pelos teus clientes?
Talvez seja importante fazeres uma lista das tuas principais competências. No que és realmente bom/a e que gostas de fazer? Compara as tuas skills com o que os clientes estão à procura para perceberes quais são os serviços que podes oferecer. E, à medida que fores ganhando mais conhecimentos em outras áreas e até mesmo em novos programas, deves ir actualizando essa tua apresentação e comunica-lo aos teus clientes e potenciais clientes.
Percebe como podes criar valor para os teus clientes e o que é que te distingue da concorrência. Esse é o primeiro passo.
2 – Decide quanto queres cobrar
O valor a cobrar pelos teus serviços deve variar consoante o teu grau de conhecimentos, os anos de experiência e o tipo de serviços que ofereces.
Se já trabalhaste como assistente virtual e tens muitos anos de experiência numa determinada área, é lógico que podes cobrar mais à hora. No entanto, se estás agora a começar e queres construir o teu portfólio e ganhar experiência, deverás começar com valores mais baixos. À medida que fores ganhando experiência, vais aumentando o teu preço de forma proporcional. Aqui ficam alguns elementos que deverás ter em consideração quando estiveres a decidir os teus preços:
- Na grande maioria dos casos, terás de passar factura e fazer os respectivos descontos;
- Podes acumular outras despesas tais como programas de edição, material de escritório;
- Não há seguros de saúde, nem subsídios.
Tudo isto para te dizer para teres cuidado. Não vais querer ir à falência por não teres assumido os custos necessários e, portanto, não teres cobrado o valor apropriado aos teus clientes.
Uma forma justa de fazeres as contas é pensares em quanto ganharias se estivesses a fazer o mesmo trabalho num escritório. Depois, acrescenta cerca de 25% para cobrir as despesas.
Bem sei o quão desafiante é decidir e comunicar os preços aos teus clientes, especialmente se estás a começar. Mas lembra-te que este trabalho é um win-win para ambos os lados. Ao contratarem-te, os teus clientes não vão precisar de perder tempo e dinheiro a formar outras pessoas.
3 – Constrói a tua presença online
Uma vez que o teu trabalho é totalmente virtual, convém assegurares os teus clientes de que fazes um bom trabalho. Tal como em todas as outras estratégias para ganhar dinheiro online, quanto melhor for a tua autoridade online, mais clientes irás atrair e maiores serão os teus lucros.
Como é que os teus clientes vão saber que existes se não te promoveres?
Se quiseres que os teus potenciais clientes te descubram, precisarás de criar um website ou, no mínimo, um blog (no início deste ebook tens toda a informação sobre blogs e, se precisares de ajuda a construir um, também te posso ajudar através da Consultoria para Negócios ).
Quanto mais profissional for a tua presença online, com uma página credível e redes sociais associadas que ajudem a transmitir a tua imagem de profissionalismo, melhor. E, assim que tiveres os teus primeiros clientes, não te esqueças de actualizar o teu site/blog com testemunhos e resultados que tenhas conseguido conquistar.
4 – Procura os teus clientes
É assustador colocarmo-nos no mercado e procurarmos clientes. O “não, obrigado” é duro de ouvir, mas faz parte do processo. Também vais ser ignorada/o muitas vezes, mas todos os freelancers passam por isso. Sê persistente. Não leves as “negas” a peito e continua a tentar. Um dia, o “sim” vai chegar e vais ter o teu primeiro cliente.
Acredita, passar do cliente 0 ao 3 custa muito mais do que passar do 3 ao 6, porque já terás muito mais exposição, experiência e confiança. Para isso, deves pensar em quem são os teus potenciais clientes, ou os teus clientes ideais. No fundo, o teu público-alvo. Que tipo de empresas e negócios mais se enquadram com o teu trabalho? Onde os podes encontrar? Que mais valias tens para essas pessoas?
Construir relações é importantíssimo para conquistar clientes. Os melhores clientes são fruto de relações fortes.
Onde procurar por clientes
Este é um trabalho diário, sobretudo para quem está a começar. Coloca esta tarefa no início do teu dia e, todos os dias, aborda potenciais clientes. Fá-lo sempre de forma inteligente e personalizada. Não vale a pena criares mensagens em massa, porque os teus potenciais clientes vão perceber e não vão gostar. Lembra-te que deves criar relações e mostrares que és diferente.
Redes sociais: O LinkedIn e até mesmo o Facebook, são sítios fantásticos para quem procura um trabalho como freelancer em todas as áreas, incluindo esta. Há vários grupos aos quais podes aderir para começar a fazer networking. E também deves anunciar nas tuas redes sociais que estás a trabalhar como assistente virtual e quais as tuas competências. Quem sabe se um dos teus /contactos será o teu primeiro cliente.
Negócios locais: os pequenos negócios são um dos principais mercados dos assistentes virtuais. Aborda algumas empresas locais para ver se precisam de ajuda nas áreas nas quais atuam. Vais ficar surpreendida/o com a reacção.
Pesquisa e inscreve-te em sites de freelancers: Estes sites são altamente competitivos, pelo que poderás ter de baixar um pouco os preços para conquistares os teus primeiros clientes. Aqui ficam alguns:
www.freelancer.pt, www.jobatus.pt, www.workana.com, https://pt.jooble.org/
5 – Fala regularmente com os teus clientes
Há muitos clientes que se queixam da falta de contacto e comunicação com os seus assistentes virtuais. Não caias neste erro que, ainda por cima, é tão fácil de resolver. Coloca na tua agenda uma ou duas reuniões por semana com o teu cliente, para esclarecer dúvidas, entregar tarefas e perguntar se necessita de algo mais. Vai confirmando que as necessidades do teu cliente estão a ser tratadas.
6 – Torna-te insubstituível
Ninguém é insubstituível… mas quase. Pensa que manter um cliente a longo prazo é sempre melhor do que andar a conquistar clientes novos. Afinal, já conheces o cliente, já sabes as suas exigências e já têm uma boa relação enquanto que, com clientes novos, começas tudo do zero. No fundo, és quase parte da empresa! Dá o máximo de ti a cada cliente. Torna-te uma parte fundamental do seu negócio e produtividade. Este desafio que tens em mãos vai variar de cliente para cliente, mas a ideia é que o teu trabalho, e as tuas competências, estejam constantemente a dar valor aos teus clientes. Ele passará a ver-te como parte da equipa.
Conclusão
Ser Assistente Virtual é uma realidade para cada vez mais pessoas e, enquanto empreendedora, é algo que recomendo a todos os empreendedores. Sabendo quais são as tuas principais qualidades e valências, podes tirar partido delas e introduzir-te neste mercado com cada vez mais procura.
Se queres começar o teu negócio como Assistente Virtual em Portugal, recomendo a leitura do livro “Empreender no Feminino”, onde vais aprender o passo-a-passo para começar e desenvolver um negócio.